Agent d’accueil à l’Espace Andrée Chedid – CLAVIM H/F

Mission principale : Dans le respect des exigences posées par un accueil généraliste, le(la) Chargé(e) d’accueil a pour mission d’accueillir, renseigner et orienter le public, dont il/elle est le premier interlocuteur. Les missions s’étendent également aux activités de secrétariat et à une participation ponctuelle aux animations. Il (elle) travaillera sous la coordination de la Responsable de l’accueil.

Description des missions :

• Accueillir et renseigner les publics – familles, parents, enfants, adolescents (90 % du poste)
• Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement (10% du poste)

Mission 1 – Accueillir et renseigner les publics usagers (enfants, adolescents, parents, familles, grands-parents),

• Accueillir au téléphone et à l’espace d’accueil: renseignement de 1^er niveau, orientation des appels et des usagers vers les services compétents (internes ou externes), prise de rendez-vous 
• Informer les usagers des événements et des manifestations de la Ville ou de ses partenaires 
• Renseigner sur l’organisation des activités de l’établissement, de l’association CLAVIM et celles des services de la commune
• Inscrire autant que nécessaire les personnes demandeuses aux événements et permanences
• Orienter le public vers les interlocuteurs compétents (services ou organismes ou associations)
• Noter et transmettre les messages aux différents services
• Remonter à sa hiérarchie les observations faites par les usagers se rapportant au fonctionnement des services de la Ville 
• Assurer le traitement des courriels entrants et des formulaires « contact » : tri , rédaction des réponses aux demandes de 1^er niveau, transfert des courriels au(x) service(s) compétent(s) au-delà du 1^er niveau 
• Enregistrer le courrier/courriel dans le logiciel GRC 
• Gérer la réservation des salles de réunion 
• Tenir à jour le stock de fournitures de bureau 
• Participer ponctuellement à diverses manifestions : conférences, expositions, animations, spectacles…

Mission 2 – Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement

• Veiller aux bonnes conditions d’accueil du public et au respect des procédures de sécurité 
• Signaler les dysfonctionnements des équipements de sécurité (alarme incendie, système anti intrusion, accès à l’équipement,) 
• Déclarer les interventions et réparations techniques en utilisant le logiciel Atal 

Mission 3 – Installer et désinstaller les salles

• Installer des salles, chaises, tables, en fonction d’un plan établi, 
• Installer divers outils multimédias, 
• Ranger le matériel utilisé.