Gestionnaire planification et relations usagers (H/F)

Missions principales

– Pôle planification en binôme avec le gestionnaire planification et évènementiel

• Accueil téléphonique et physique des utilisateurs d’équipements sportifs (associations, scolaires et entreprises)
• Réceptionner, traiter et planifier les demandes de réservation d’installations sportives des usagers, récurrentes et exceptionnelles sous couvert de la Direction des sports et de l’élu
• Tenir à jour les plannings et adresser les indisponibilités aux utilisateurs
• Vérifier la disponibilité des installations sportives, en optimiser l’utilisation en collaboration avec la Direction (vacances scolaires…), et anticiper l’impact des évènements sportifs ou techniques sur les réservations
• Assurer l’établissement des mémoires pour les réservations payantes
• Assurer le lien avec la SEMOP sur les mises à disposition des espaces réservés aux créneaux « Ville »
• Coordonner et animer les réunions d’attributions auprès des usagers (scolaires, associations)
• Anticiper la préparation des conventions d’occupation, en assurer le suivi jusqu’à la signature, vérifier les attestations d’assurance, tenir à jour un tableau de suivi de l’ensemble des conventions du service
• Extraire les données liées aux fréquentations par installation sportive et en assurer le suivi mensuel afin de permettre à la Direction d’arbitrer les demandes de créneaux
• Compléter et mettre à jour la base de données ATAL (coordonnées des contacts, etc)

Activités spécifiques en coordination avec le (la) chargé(e) des contrats et des relations usagers :

• Assister le (la) chargé(e) des contrats et des relations usagers dans le suivi des contrats du service, notamment la DSP piscines et la SEMOP, mettre à jour des tableaux de synthèse des rapports mensuels/trimestriels/annuels avec les données essentielles liées aux fréquentations, aux fluides, au financier, etc…
• Centraliser, synthétiser et assurer un suivi des réclamations usagers (en lien avec le suivi des contrats DSP)
• Assurer l’intérim du chargé des contrats et relations usagers sur des dossiers précis

Missions complémentaires

– Pôle relations usagers

• Participer au suivi de la GRC: obtenir les éléments de réponses le cas échéant, rédiger les projets de réponses et utiliser les modèles types pour les sujets récurrents, en assurer le suivi jusqu’à la clôture sous la supervision du chargé des contrats et des relations usagers
• Instaurer et suivre les tableaux collaboratifs (TEAMS, intranet…) avec les informations utiles à l’ensemble du service (coordonnées clubs, changement présidence etc…)
• Assurer l’intérim du gestionnaire planification et évènementiel en son absence
• Assister le service, dans la rédaction de mails et de courriers