Coordinateur administratif des équipes de prévention socio-éducative et de médiation (H/F)

Description des missions et activités :

Le coordinateur administratif des équipes de prévention socio-éducative assure la gestion administrative et comptable du secteur de prévention socioéducative et médiation sociale, en lien avec les équipes et les services supports de l’association (gestion du personnel, finances,…). Il/Elle aura en charge l’organisation et le suivi opérationnel des activités de ce secteur ainsi que d’harmoniser, formaliser et développer les bonnes pratiques.

Activités principales :

Mission 1 – Apporter un soutien administratif aux équipes de prévention socioéducative et médiation (50%)

• Tenir à jour un calendrier périodique de réunions (réunion d’équipes et avec les partenaires), les planifier et les organiser (réservations de salle, convocations, documents)
• Organiser et participer aux supervisons institutionnelles (analyses de pratique)
• Apporter un soutien rédactionnel aux écrits professionnels (comptes rendus de réunion, restitutions de terrain des équipes, veille sur la confidentialité des informations nominatives)
• Coordonner les restitutions du travail de rue en vue d’une transmission mensuelle à la direction du CLAVIM.
• Assurer la mise à jour et l’analyse régulière des tableaux de bord de l’activité du secteur
• Assurer un suivi des informations préoccupantes, de contrat jeune majeur auprès du Service des Solidarités Territoriales, demandes du fonds d’insertion jeunes ( FIJ).

Mission 2 – Assurer la gestion des affaires courantes du secteur prévention socio-éducative et médiation (30%)

• Participer à la gestion comptable du secteur (suivi des régies et des factures), en lien avec la direction finances et personnel du CLAVIM
• Préparer et suivre les dossiers de demande de subvention en lien avec la direction finances et personnel du CLAVIM
• Suivre la gestion du personnel au sein du secteur prévention et médiation (suivi des plannings, congés, ordres de mission, formations du personnel, etc.) et assurer le lien avec la direction du personnel (tableau mensuel des paies, titre restaurants, titre de transports).
• Assurer le suivi des commandes de matériel et faciliter la gestion logistique selon les actions des équipes
• Faire l’interface avec les services techniques de la ville

Mission 3- Soutenir l’organisation et valoriser le travail du pôle prévention socio-éducative et médiation (20 %)

• Assurer une permanence téléphonique pour les partenaires et restituer les informations au directeur prévention socioéducative et médiation
• Apporter un appui organisationnel des séjours de rupture
• Accompagner les démarches d’adhésion des familles orientées par l’une des équipes en lien avec les secteurs d’appui si besoin (accueil du CLAVIM, séjours de vacances, …)
• Contribuer à la rédaction du rapport d’activité du pôle prévention
• Veiller à ce que les procédures soient respectées au quotidien
• Proposer et élaborer des outils plus performants afin d’optimiser l’organisation du pôle